Eine Datenbank ist für vielerlei Programme zwar keine Grundvoraussetzung. Allerdings erweitert eine intelligent aufgebaute Datenbank die Möglichkeiten enorm, auch über den ursprünglich programmierten Zweck hinaus. Bei Beachtung der Datenbankgrundregeln, man spricht hier auch von Normalformen, können auch andere Microsoft-Office-Anwendungen über SQL-Befehle auf die Datensätze zugreifen. Die Anwendungsmöglichkeiten sind so umfangreich und effektiv, wie der individuelle Bedarf eines jeden Unternehmens. Ob nun Kontaktdaten, Bilder und Unterschriften der Ansprechpartner nach Auswahl oder Eingabe eines Namens in Word automatisch ergänzt werden. Oder ob ein Excel-Sheet durch Auswahl oder Eingabe einer Artikelnummer vollständig ausgefüllt wird. Es liegt an Ihrem Bedarf und Ihrem beruflichen Alltag. Per Klick können gleich die richtigen Ordner im Explorer geöffnet oder auch neue Ordner erstellt werden. Erinnerungen und Hinweise poppen automatisch auf, wenn ein Kunde ausgewählt wird. Auch die Auswahl der in der Datenbank gespeicherten Datensätze lässt sich über Listen- oder Dropdownfelder in den anderen Office-Anwendungen realisieren.

Die verschlüsselte SQL- oder Access-Datenbank liegt zentral auf dem Server. Der Zugriff findet in Bruchteilen von Sekunden im Hintergrund statt, sobald ein User einen Button anklickt, eine Zelle Auswählt oder eine Tastenkombination drückt. Dabei wird, je nach Wunsch, ein Zugriff auf die komplette Datenbank oder Teile davon gewährt oder unterbunden. Je nach Benutzer, je nach Berechtigung oder Eingabe werden nur bestimmte Daten abgerufen.